La transformation digitale a largement dépassé le cadre d’une minorité d’entreprises et de secteurs. De nombreuses études le confirment et mettent en exergue les bénéfices de cette transformation, notamment sur l’efficacité opérationnelle, avec une réduction des coûts, des délais et une amélioration de la fiabilité des opérations.

Transformation digitale : maîtriser les architectures de vos flux documentaires

L’entreprise devient de plus en plus orientée données, la mobilité et le télétravail révèlent de nouveaux usages, la collaboration et le partage d’informations deviennent la norme, avec le besoin de mobilité et les usages qui y sont associés. Et le cloud est devenu le nouveau standard des systèmes d’information et a conquis tous les éléments du système d’information et de ses usages : depuis les infrastructures jusqu’à l’impression de documents, du Back Office jusqu’au Front Office.

Si le mouvement vers la dématérialisation est incontournable, il reste et restera toujours des flux papiers ou mixtes (documents papiers numérisés et inversement) qui ne rendent pas pertinente une stratégie qui viserait au « zéro papier ». Selon une étude d’IDC,

52 % des entreprises françaises ont vu augmenter leurs volumes d’impression en 2018.

En effet, outre certaines contraintes réglementaires, les utilisateurs ont accès à toujours plus de contenus et l’impression constitue souvent une étape incontournable dans le processus de traitement (l’écran d’un ordinateur n’étant pas toujours bien adapté à la lecture et à la visualisation de textes denses ou complexes…) et de partage de l’information (relecture, validation, bon à tirer…).

Optimiser vos flux documentaires

Dans ce contexte, comment bien gérer et optimiser les flux documentaires, avec une approche raisonnée et intelligente de la gestion des données, de manière à accompagner les métiers et préparer le futur ? Six prérequis sont indispensables :

  1. La personnalisation : chacun souhaite pouvoir créer son propre environnement de travail.
  2. La mobilité et le collaboratif : il n’est plus concevable qu’un utilisateur doive systématiquement revenir à son bureau fixe pour imprimer un document, ou soit contraint d’effectuer plusieurs manipulations complexes afin de récupérer un document stocké sur un espace partagé ou dans le cloud, avant de pouvoir l’imprimer.
  3. La sécurité et la confidentialité : toute extension du partage de documents et augmentation du nombre d’intervenants au sein du processus de gestion des flux documentaires, en environnement collaboratif, accroît la probabilité que des vulnérabilités apparaissent.
  4. La fluidité des numérisations et des impressions, pour l’ensemble du cycle de vie des documents.
  5. La simplicité : ce n’est plus, comme par le passé, l’utilisateur qui s’adapte à l’environnement, mais celui-ci qui doit s’adapter aux usages.
  6. La productivité : dans un contexte où le temps de chaque salarié est contraint, tout ce qui peut accélérer, automatiser et simplifier la gestion des flux documentaires (dématérialisation, impression, copie, numérisation, stockage, partage…) permet de mieux se concentrer sur son cœur de métier.

Même dans le monde numérique, l’impression reste parfois indispensable et souvent nécessaire, mais elle doit être encadrée et maitrisée. Pour concilier le besoin de transformation digitale et les usages du papier, les imprimantes multifonctions constituent de véritables outils d’accompagnement parce qu’elles combinent tous les avantages tels :

  • qu’une expérience utilisateur simplifiée avec une navigation intuitive
  • des possibilités de paramétrages avancés
  • une numérisation haute performances
  • une accessibilité à distance
  • une intégration aux applications cloud
  • des mécanismes de sécurité répondant aux normes de sécurité internationales les plus strictes

Ces éléments sont communs aux entreprises les plus performantes, celles qui ont su automatiser et dématérialiser leurs processus, personnaliser leurs offres et leurs environnements de travail, parier sur le cloud pour être plus agiles et sécuriser leurs actifs immatériels, dans un contexte de coexistence durable entre le papier et le numérique…

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A propos de l'auteur :


L'host Marion

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