La plupart des entreprises ignorent combien elles dépensent en matière d’impression. Pourtant, des outils, des solutions et des services d’audit complet existent pour rationaliser les coûts.
Les parcs d’impression bénéficient rarement d’un suivi de gestion précis, parce que les équipements – imprimantes multifonctions, scanners – sont souvent disséminés dans l’entreprise, parfois achetés directement par les départements, sans coordination avec le service informatique censé en faire l’inventaire.
De même, les achats de consommables peuvent être noyés dans les fournitures gérées par les services généraux, sans possibilité d’en contrôler la consommation globale.
Pour optimiser l’existant et faire des économies, mieux vaut commencer par un état des lieux précis (achats d’équipements et amortissements associés, ou location, services support maintenance, coûts des consommables, factures énergétiques). Pour cela, il existe des services d’audit, très pertinents qui permettront d’avoir une visibilité complète du parc d’impression et des usages associés.
Rationnaliser le parc
Rationaliser le parc nécessite d’éclaircir sa structure. Il convient de recenser tous les coûts, y compris ceux cachés, d’où l’intérêt des outils d’audit. Ils apportent une méthodologie et permettent de dresser un tableau exhaustif des dépenses en CAPEX (investissements) ou en OPEX (locations).
A défaut de mener soi-même cette tâche d’audit, on peut avantageusement la sous-traiter à un partenaire spécialisé. Rompu à cette recherche des coûts, le prestataire est en mesure d’effectuer une telle investigation dans des délais souvent courts. Mandaté par la direction de l’entreprise, il délègue un collaborateur spécialisé, bon connaisseur des services d’impression qui saura aller à l’essentiel. En effet, il connait les processus et les services concernés, il analyse rapidement les problématiques, car il les a vraisemblablement déjà rencontrés ailleurs : documents égarés, personnel en mobilité permanente, etc.
Grâce à ses investigations, l’audit mettra peu de temps à réunir les informations utiles. Il pourra extraire des données jusque-là ignorées ou enfouies. C’est ici que son expérience du terrain est précieuse : étant coutumier des grilles d’analyses de coûts, il maîtrise déjà les ratios généralement utilisés.
Ayant une bonne connaissance des organisations et des modes de travail le responsable d’audit extérieur peut mener l’équivalent d’un benchmark en comparant les chiffres qu’il recense avec ceux d’entreprises au profil similaire, dans un secteur d’activité proche ou identique.
Le recours aux services managés
L’audit est souvent proposé dans le cadre de ‘services managés’. Or, selon une récente étude du cabinet Quocirca, 51% des entreprises recourent déjà ou ont prévu de recourir à une offre de services managés pour la gestion des impressions. Ce rapport explique que :
« Les solutions de gestion de flux sont perçues comme un réel différenciateur par les entreprises. Mais c’est bien l’accès à desservices d’impression et de numérisation plus efficaces qui motive le recours aux services managés ».
Une gestion en mode ‘projet’
Un audit approfondi présente également l’intérêt d’aller au-delà du simple constat de l’existant. C’est une excellente occasion d’évaluer les pratiques de l’entreprise à partir d’une demi-douzaine de situations d’usages observées au quotidien, et également d’impliquer plus encore le personnel.
Il est ainsi possible de connaître avec précision les pratiques des collaborateurs en matière de traitement de documents, leurs besoins, leurs contraintes et l’impact sur leur productivité.
Ainsi, les flux de documents font l’objet d’un relevé chiffré et qualitatif. Cela permet d’optimiser les échanges de documents, qu’ils soient physiques ou numérisés. On pourra anticiper une amélioration du service, par exemple en intégrant un ou plusieurs ‘pools’ de numérisation ou en installant un aiguillage automatique des flux ‘zéro papier’. La numérisation systématique permettra de réduire encore l’expédition de documents par voie postale – donc entrainer un gain sur le coût des affranchissements. Selon Quocirca, 90% des documents édités sont destinés à une diffusion extérieure.
En clair, ce peut être le moment d’évaluer une transformation et une rationalisation de l’ensemble de la circulation des documents, autour d’une gestion électronique de documents (GED).
Un relevé détaillé des usages
Des projets pilotes peuvent alors être imaginés, en commençant par un département désigné comme prioritaire. L’audit permet alors de relever avec précision la fréquence et la typologie des impressions (noir & blanc ou couleur, gros volumes ou non, documents brochures, agrafés ou non, sur papier standard ou de qualité…). Les données sont extraites, la plupart du temps tous les mois, via le réseau.
La métrique vise aussi les taux de consultation des documents eux-mêmes (donc inventaire des documents jamais ou quasiment jamais utilisés), ou encore le relevé des déplacements effectués par les personnels pour accéder aux services, le nombre de manipulations effectuées par page imprimée, le poids de papier manipulé, etc. – autant d’éléments, qui, une fois identifiés, sont sources d’économies d’échelle importantes sur une année. L’audit peut porter sur les montants de la location financière ou de l’amortissement, coûts de la maintenance et des consommables – ce qui permet d’établir un budget global de production de documents.
Communication et équipe support
Le stockage physique des documents est voué à diminuer grâce aux solutions d’archivage électronique, qui, en outre, ajouteront la mise en conformité règlementaire (5 ans ou 10 ans d’archivage). Là encore des économies sont possibles: gain de mètres carrés, et de temps liéà la manipulation des documents, jusqu’à leur destruction.
Sur la base des données et des informations recueillies, il est ainsi plus aisé de préparer et d’orienter des projets de modernisation visant l’ensemble de la gestion documentaire. Au passage, une communication interne bien préparée – avec une touche d’humour, de préférence – accompagne le changement. Et dès qu’un projet est décidé, un support est mis en place, qui vérifie entres autres points, la sécurité du dispositif.
Consommation d’énergie et environnement
L’analyse de la consommation d’énergie est un élément crucial de l’audit en raison du coût, sans cesse croissant de l’énergie. En outre, les entreprises sont désormais sensibilisées à l’impact de leur empreinte environnementale. Des outils d’audit énergétiques perspicaces ont été développés ces dernières années (cf., la solution Energy Manager for Office de Toshiba, par exemple, extensible au parc des PC.) Au vu de cette importance, un volet de ce dossier y est dédié (cf. chapitre 7).
En résumé, la mise en place d’un audit, avec une cartographie des points d’impression et de numérisation, pourra être un excellent départ pour une remise à plat de l’existant, et sera le bon moment d’initier ou relancer des projets innovants.
L’audit permet donc de construire et de chiffrer différents scénarios, d’élaborer des préconisations, de définir des profils d’outils, avec les politiques d’impression associées. Il s’agit également d’évaluer les économies réalisables.
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