Améliorer le workflow, optimiser un plan de classement ou préparer le déploiement d’un outil de gestion documentaire, imposent avant toute chose de comprendre les habitudes de l’entreprise et de ses collaborateurs. C’est ainsi que les leviers d’amélioration pourront être détectés et actionnés !

L’optimisation des flux documentaires ne s’accompagne pas nécessairement d’un renouvellement du matériel. L’objectif porte davantage sur une meilleure utilisation des équipements existants, dans une optique plus globale de gestion électronique des documents. Pour mener à bien un tel projet, il faut agir avec méthode. Avant de révolutionner l’organisation actuelle, il convient de bien comprendre quels sont les processus documentaires déjà en place au sein de l’entreprise. Des consultants peuvent réaliser en quelques jours un audit complet, afin de cartographier l’ensemble des flux documentaires. Leur mission consiste à interroger certains collaborateurs référents sur la nature des documents, leur volumétrie, les modes de classement utilisés, mais aussi et surtout qui les émet et les gère. L’enquête portera également sur la façon dont les documents sont recherchés afin de suggérer a posteriori les mots clés qui devront être attachés aux documents électroniques pour en faciliter l’archivage et la recherche.

De l’analyse à la décision !
Une fois les flux documentaires correctement analysés, l’expert est en mesure de cerner les contraintes, les besoins spécifiques métier et les problématiques quotidiennes. L’analyse détaillée de la circulation des documents (papier ou électroniques), lui permet d’effectuer des recommandations qui constitueront la base d’un cahier des charges. Au moment de l’arbitrage, le management ne devra jamais perdre de vue les impacts humains, financiers, matériels et techniques pour s’assurer d’opérer les choix qui fluidifieront les processus documentaires et remporteront l’adhésion des collaborateurs !

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