Pour 2020 et au-delà, les flux de données et de documents vont se caractériser par cinq tendances majeures : une explosion des volumes, la prolifération de données non structurées, un stockage massif dans le cloud, de nouvelles opportunités d’innover et une pression sur les entreprises pour maîtriser tous les flux documentaires.

DES FLUX DE DONNÉES ET D’INFORMATIONS EN CROISSANCE EXPONENTIELLE

Gestion des donnéesDepuis plusieurs années, on observe une accélération de la production des données. Rappelons que, selon IDC, la taille globale de la « Data Sphère » mondiale (il s’agit de toutes les données qui sont créées, collectées ou dupliquées à travers le monde) a représenté 33 zettabytes en 2018, contre moins de 10 en 2012. Elle atteindra 175 Zettabytes en 2025, dont 80 % seront générés par les entreprises. La barre des 100 zettaoctet de données créées (soit l’équivalent de 22 milliards de films en 4K) sera franchie dès 2023. D’après une étude d’Oracle, 1,7 mégaoctets de données seront produits par personne et par seconde en 2020.

La croissance annuelle du volume de données créées par les entreprises entre 2018 et 2023 est estimée à 28,8 % par IDC. Les flux d’informations et de documents échangés augmentent donc de façon exponentielle, sont de plus en plus dépendants les uns des autres, circulent selon des modes multi-canal et multi-formats, sont consommés de façon collaborative et, de plus en plus, en situation de mobilité. Résultat : le marché français des solutions de gestion des processus documentaires et métiers et des services associés a avoisiné les 2,6 milliards d’euros en 2019, en croissance de 6,6 % par rapport à 2018, selon les estimations de Markess. Ce rythme de croissance ne devrait pas s’essouffler ces prochaines années pour amener le marché à près de 3 milliards d’euros en 2021. Cela va entraîner mécaniquement une croissance des volumes de documents imprimés.

LA PROLIFÉRATION DES DONNÉES ET DES CONTENUS NON STRUCTURÉS

dark data

On observe également un poids croissant des données non structurées (photos, e-mails, données mobiles, textes issus de tableurs, réseaux sociaux…), qu’il est plus difficile de quantifier, de gérer et de maîtriser. La transformation digitale, dans laquelle la plupart des moyennes et grandes entreprises sont engagées, ne va rien arranger. C’est pourtant un impératif, car ces données s’intègrent dans les flux documentaires des entreprises, ainsi que dans les systèmes d’impression.

D’autant que la dissémination des données va au-delà de ce qui est visible par les DSI. Ainsi, une proportion importante de données est générée en dehors des datacenters et du cloud : 50 % selon Gartner, à l’horizon 2022, contre moins de 10 % en 2018. Le concept de « Dark Data » illustre cette perte de visibilité : le cabinet d’études True Global Intelligence affirme que 55 % des données des entreprises tombent dans cette catégorie, elles sont générées par les systèmes, les terminaux et les interactions, mais ne sont ni quantifiées ni exploitées. En France, quatre entreprises sur dix estiment que plus de 75 % de leurs données sont des « Dark Data ».

VERS LE CLOUD… ET AU-DELÀ

Cloud

Le stockage des données s’effectue de plus en plus dans le cloud, tendance majeure que l’on observe au niveau mondial. Selon Gartner, 49 % des entreprises anticipent de stocker la majorité de leurs données dans le cloud public en 2020. En 2025, d’après IDC, la moitié de toutes les données seront stockées dans des clouds publics. Pour gérer ces volumes, les entreprises s’équipent de plus en plus de solutions de gestion documentaire, elles-mêmes en mode SaaS. Ainsi, sur la période 2019-2021, c’est près de 40 % de la croissance du marché français qui reposera sur des solutions SaaS, d’après le cabinet Markess.

L’INNOVATION AU SERVICE DE LA GESTION DES CONTENUS

L’une des voies de maîtrise de la croissance des flux documentaires consiste à accélérer l’automatisation des processus. Cette approche se trouve facilitée par des technologies telles que la dématérialisation, l’intelligence artificielle ou la RPA (Robotic Process Automation), qui permet d’automatiser des tâches répétitives relativement simples, par exemple la saisie d’informations, la copie de données ou les connections à des applications… Ces innovations sont également soutenues par l’évolution des offres des fournisseurs, notamment en matière d’impression, d’archivage et de gestion de contenus, qui facilitent l’appropriation par les entreprises.

L’IMPÉRATIF DE LA MAÎTRISE DES FLUX DOCUMENTAIRES

securité informatiqueLes grandes tendances qui modèlent les flux d’informations et de documents montrent que le risque de perte de contrôle devient de plus en plus prégnant. Et impose aux entreprises de réaliser les bons investissements pour ne pas perdre ce contrôle, car les risques sont significatifs. Les solutions de gestion des flux documentaires existent, qu’il s’agisse de sécuriser les documents, de dématérialiser, d’organiser, d’archiver, de partager l’information ou d’organiser la gestion du cycle de vie des documents.