Plus que des outils de stockage et d’archivage, les solutions de gestion électronique documentaire (GED) deviennent de véritables leviers d’optimisation des flux et processus. En mode cloud ou on premise, ils forment des réponses sur mesure pour tout type d’entreprises.
 
Dans un Livre Blanc publié en 2012, l’observatoire de la gouvernance de l’information GouvInfo indiquait que d’ici à 2020, « chaque être humain [traiterait] l’équivalent de 150 000 informations par seconde, soit quatre fois plus qu’en 2009 ». L’amoncellement et la diversification des données pèsent sur les organisations en particulier, rendant très compréhensibles le fait qu’un nombre croissant de sociétés se tournent vers des solutions de gestion électronique documentaire (GED). « Elles s’intéressent de plus en plus fréquemment aux solutions d’optimisation des flux et du traitement des procédures quotidiennes que représentent les fonctionnalités de GED », remarque Thierry Montaillier, chef de produits chez Toshiba TFIS, qui propose depuis peu la solution Docuware, synonyme de valeur ajoutée importante dans les entreprises.
 
Ces dernières peuvent par ce biais dématérialiser et fiabiliser la majorité des processus documentaires parmi les plus chronophages comme le traitement des factures fournisseurs, les demandes d’achat, la gestion des contrats, la gestion du personnel, des demandes de transport, ou encore les relations client. « Avec cette solution, nous ciblons les grandes entreprises qui disposent en interne d’ERP dont la particularité est de ne pas gérer ou de mal gérer ces tâches, et qui ont besoin de faire interagir la GED avec le système d’information de la société. On peut également y associer une solution de dématérialisation des factures », ajoute le responsable.
 
« L’archivage et le stockage se retrouvent souvent peu gérés par les systèmes métiers comme les CRM et les ERP, lesquels ne sont pas conçus pour cela à l’origine », confirme Paul Terray, responsable du pôle GED au sein de Sollan, société spécialisée dans la gestion de l’information et de contenus numériques (ECM). « En termes de gestion courante, les pièces doivent être transverses à l’entreprise, consultables au niveau des services de comptabilité, de la direction juridique, ou d’autres entités, selon les cas. La GED est alors un vrai bus de communication rendant les documents accessibles par tous les intéressés. »
 

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