Lorsque l’on s’engage dans la voie de la dématérialisation, l’ensemble des process des différents métiers et services vont être naturellement impactés. Préparez cette mutation en amont en vous posant les questions qui vous permettront d’adopter une démarche rationnelle…
 
Quels sont réellement les besoins de l’entreprise ?
C’est la question essentielle à laquelle vous devez tenter de répondre avec la plus grande précision. La dématérialisation, pour devenir une réalité, doit répondre à des besoins clairement identifiés de l’entreprise, mais aussi et surtout constituer un bénéfice pour les collaborateurs. Pour répondre à cette première question, on cherchera à identifier les processus qui ont vocation à être dématérialisés :
• Bons de commandes,
• Facturation clients,
• Facturation fournisseurs, etc.
 
Réaliser ensuite un audit complet de votre activité afin de détecter les gains potentiels mais aussi de définir les embuches à éviter pour mener à bien le projet. Interrogez-vous notamment sur :
• Les freins éventuels à l’adoption de nouvelles pratiques
• La nécessité de former vos collaborateurs
• Les dispositions réglementaires inhérentes à la production de documents dématérialisés
• L’Impact sur vos process internes
 
A l’issue de cette analyse préliminaire, vous poserez les jalons d’un cahier des charges cohérent. Vous pouvez vous faire aider par un prestataire.
 
Quels sont les objectifs à atteindre ?
Selon la nature de vos enjeux, vous allez dimensionner votre projet de dématérialisation de différentes façons. Interrogez-vous sur vos motivations.
• Faire des économies
– sur les consommables
– sur l’espace nécessaire au stockage physique des archives
• Fluidifier l’activité
– Rationaliser et optimiser la recherche documentaire
– Assurer une meilleure circulation de l’information au sein des services
– Visualiser toutes les interactions avec un client/fournisseur/partenaire.
 
Quelles que soient les réponses que vous apporterez à cette question préliminaire, envisagez systématiquement d’y répondre dans une optique ROIste. En effet, la dématérialisation doit générer un retour sur investissement quantifiable tant d’un point de vue financier qu’humain. Idéalement, limitez vos objectifs à une ou deux priorités absolues. Une fois ces premiers objectifs atteints, vous serez armés pour étendre le projet.
 
Qu’est-ce qu’un rétro planning cohérent ?
Les vastes projets au long cours sont très souvent voués à l’échec. Ils sont trop lourds, trop onéreux et bouleversent les process métiers en profondeur, causant troubles et désorganisation. Mettez en place un planning à moyen terme. Un projet basique de dématérialisation s’étend le plus souvent sur trois mois. Les projets les plus lourds ne doivent pas excéder huit à neuf mois. Si non, vous risquez de vous perdre en chemin !
 
Au-delà du rythme, respectez la progressivité du projet en fixant des étapes simples à atteindre :
Etape 1 : Constitution d’un comité de pilotage
Etape 2 : Audit de l’existant
Etape 3 : Définition des moyens nécessaires par le comité de pilotage et rédaction du cahier des charges
Etape 4 : Constitution du référentiel des prestataires/Solutions techniques, réalisé conjointement par le service Achat et la DSI
Etape 5 : intégration de la solution à un ou deux services pilotes
Etape6 : Evaluation de l’adoption, des bénéfices et des difficultés
Etape7 : Formation, sensibilisation de collaborateurs ambassadeurs qui agiront en tant que référents auprès de leurs collègues
Etape 8 : Déploiement progressif services après services
 
Le projet répond-il aux exigences de transversalité ?
Avant d’arrêter définitivement la feuille de route de votre projet de dématérialisation, posez-vous une dernière question : le projet et la solution envisagée sauront-ils affecter tous les services de l’entreprise ? La dématérialisation doit, in fine, impacter toutes les branches de votre activité. Les solutions que vous envisagez de déployer devront répondre à un large spectre de processus et d’usages métiers, parfois protéiformes. La simplicité de la solution, son ergonomie, l’intuitivité des commandes doivent être des critères de choix déterminants.